Retributiereglement huur exporuimte

Artikel 1: Er wordt een retributie gevestigd op het gebruik van de ruimtes zoals vermeld in artikel 2 van dit reglement gevestigd in het Belle Godshuis, Rijselstraat 38, 8900 Ieper.

Artikel 2: De bepalingen van dit reglement gelden voor de volgende lokalen en zalen:

• Tentoonstellingsruimte (Kapel van het Belle Godshuis)
• Raadzaal van het Belle Godshuis

Artikel 3: De in artikel 2 vermelden ruimtes worden ingezet ter ondersteuning van de Beeldende Kunsten en beeldende kunstenaars als ruimte om te creëren, tonen en ontmoeten of voor informatieve tentoonstellingen.

Artikel 4: Voor elke zaal zijn er specifieke mogelijkheden en beperkingen wat betreft gebruik. Deze worden bepaald in het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement kan bijgestuurd worden om de goede werking van Satelliet.K en haar doelstellingen maximaal te garanderen. Gebruikers worden daarvan tijdig verwittigd.

Artikel 5: Onverminderd de bepalingen in artikel 3 en 4 gelden volgende beperkingen:

5.1: De Tentoonstellingsruimte kan enkel gebruikt worden voor tentoonstellingen. Andere activiteiten kunnen er plaatsvinden als nevenactiviteiten binnen het kader van lopende tentoonstellingen.

5.2 : de Raadzaal kan enkel gebruikt worden voor activiteiten in het kader van lopende tentoonstellingen en wordt tegelijk aangevraagd met de Tentoonstellingsruimte.

Uitzondering wordt verleend voor plechtigheden in organisatie van de stad. Activiteiten in de raadzaal dienen rekening te houden met en compatibel te zijn met het beschermd karakter van de raadzaal.

5.3 : Publieke activiteiten moeten eindigen om 01.00 uur 's nachts.

5.4 : Mits gemotiveerde aanvraag kan het vast bureau uitzonderlijk zijn instemming verlenen met het gebruik van de tentoonstellingsruimte en/of de raadzaal voor andere doeleinden dan de in artikel 5.1 en 5.2 vermelde en voor een afwijkende termijn dan deze bepaald in artikel 6.

Artikel 6: Door de eigenaar wordt gestreefd naar een maximaal gebruik van de ruimtes door de verhuurperiodes zo veel mogelijk op elkaar te laten aansluiten.

De tentoonstellingsruimte kan gehuurd worden per week en voor een periode van minimum 1 week en maximum drie weken startend op de woensdag en eindigend op de dinsdag. De maximumperiode van drie weken kan verlengd worden met 1 week als de kalender dit toelaat.

De raadzaal kan gehuurd worden per dag, per week of voor een periode gelijk aan de huurperiode van de tentoonstellingsruimte.

Artikel 7: De gebruiker moet zich houden aan de voorschriften inzake openbare veiligheid, openbare orde, brandveiligheid en alle andere regelgeving die van toepassing is in openbare gebouwen. De gebruiker zal bovendien alle vigerende wetten en alle decretale en reglementaire voorschriften respecteren en naleven.

Artikel 8: De infrastructuur wordt geacht op orde te staan voor gebruik. Eventuele opmerkingen moeten voor de ingebruikname gemeld worden. De gebruiker moet zelf instaan voor het klaarzetten van de zaal. Er wordt geen technische ondersteuning voorzien door de beheerder. De gebruiker wordt geacht de infrastructuur te gebruiken als een normaal voorzichtig persoon. Van de gebruiker wordt verwacht dat hij toezicht houdt op het rationeel gebruik van energie tijdens het gebruik. De gebruiker moet de infrastructuur na gebruik in de oorspronkelijke staat achterlaten en grondig reinigen. Afval moet door de gebruiker meegenomen worden. Indien de infrastructuur niet in behoorlijke staat achtergelaten wordt, zullen de gemaakte kosten voor de schoonmaak door de Stad Ieper gefactureerd worden aan de gebruiker (met een minimum van 100 euro). Dit alles wordt nader bepaald in het huishoudelijk reglement.

Artikel 9: De eigenaar heeft voor deze infrastructuur een verzekering tegen brand met afstand van verhaal en een verzekering voor haar algemene en objectieve burgerlijke aansprakelijkheid. De gebruiker zal zelf instaan voor eventuele andere verzekeringen, rekening houdende met zijn aansprakelijkheden en risico’s.

Artikel 10: Gebruikers worden onderverdeeld in verschillende categorieën:

Categorie A: Stadsbestuur Ieper, OCMW Ieper en hun (verzelfstandigde) entiteiten, Ieperse stedelijke adviesraden en organisatoren van activiteiten met provinciale of nationale uitstraling die de toelating van het Stadsbestuur Ieper krijgen.

Categorie B: Ieperse beeldende kunstenaars of curatoren, Ieperse erkende verenigingen, Ieperse openbare diensten, Ieperse onderwijsinstellingen, huurders atelier Satelliet.K en Ieperse politieke partijen

Categorie C: Niet-Ieperse beeldende kunstenaars of curatoren, Ieperse niet-erkende verenigingen, niet-Ieperse verenigingen en niet-Ieperse openbare diensten

Categorie D: Rechtspersonen met winstoogmerk.

Erkende verenigingen zijn lid van een Ieperse stedelijke adviesraad of rechtstreeks erkend door het College van Burgemeester en Schepenen of Vast Bureau.

Artikel 11: Het tijdstip waarop het gebruik ten vroegste aangevraagd kan worden, varieert naargelang de categorie tot dewelke de aanvrager behoort. Steeds wordt voorrang gegeven aan de activiteiten georganiseerd door de stad / het OCMW Ieper of één van de verzelfstandigde entiteiten.

Artikel 12: De gebruiker moet steeds de organisator zijn en de aangevraagde activiteit moet overeenkomen met de effectief georganiseerde activiteit.

Artikel 13: De aanvraag voor het gebruik van deze ruimtes wordt gericht aan de dienst patrimonium van stad Ieper, die de aanvraag agendeert op de agenda van het bevoegde bestuursorgaan en de aanvrager nadien van de beslissing op de hoogte brengt.

Artikel 14: Een aanvraag is maar geldig indien ze gesteld wordt binnen de vooraf bepaalde aanvraagperiodes, binnen de voorwaarden van dit reglement en indien ze compatibel is met de specifieke mogelijkheden en beperkingen van de aangevraagde zaal.

Artikel 15: De geldige aanvraag die eerst werd ingediend krijgt voorrang op eventuele latere geldige aanvragen.

Artikel 16: De gebruiker kan een optie aanvragen voor één periode voor zover dit niet de algemene werking verstoort. Indien de gebruiker de gevraagde optie na 1 week niet heeft bevestigd, vervalt de optie.

Artikel 17: Indien een activiteit door de gebruiker op eigen initiatief wordt afgelast, moet deze de dienst patrimonium onmiddellijk en minstens 3 maanden op voorhand telefonisch en schriftelijk of per mail op de hoogte stellen, zo niet wordt de voorziene huurprijs toch aangerekend. Bij overmacht (staking, ziekte van artiest/spreker, …) wordt niets aangerekend.

Artikel 18: In geval van overmacht (natuurrampen, brand, staking, enz.) of wegens wettige redenen (verkiezingen, opeising door hogere overheden) vervalt de huurovereenkomst zonder dat de gebruiker enige aanspraak kan maken op schadevergoeding.

Artikel 19: Voor het gebruik van de ruimtes worden de volgende huurprijzen aangerekend:

Artikel 20: De betaling gebeurt ten laatste 30 dagen na ontvangst van de factuur. In geval betalingsherinneringen wordt een administratieve kost van 10,00 euro aangerekend.

Artikel 21: Reductie voor activiteiten voor een goed doel:
Het vast bureau kan afwijken van het tarief voor een activiteit ten voordele van een goed doel, indien de actie kadert in een algemeen aanvaard nationaal initiatief en/of evenwaardig gedragen door minstens drie lokale verenigingen, openbare diensten of bedrijven.

Artikel 22: Alle vergoedingen verbonden met het gebruik van de infrastructuur worden gefactureerd aan de aanvragende persoon of organisatie.

Artikel 23: Voor alle schade, verlies of ontvreemding ten nadele van de eigenaar wordt de gebruiker die op het ogenblik van de schade, verlies of ontvreemding de betreffende lokalen gebruikt(e) aansprakelijk gesteld.

Artikel 24: Bij niet-naleving van het reglement wordt een boete aangerekend van 100 euro naast en bovenop de vergoeding van de eventueel aangerichte schade.

De gebruiker en organisator worden gedurende twee jaar uitgesloten van gebruik van de ruimtes in de volgende situaties:

• In geval van wanbetaling
• Indien de gebruiker en de aangevraagde activiteit niet overeenstemt met de feitelijke organisator en de effectief georganiseerde activiteit

Artikel 25: Indien er geschillen rijzen i.v.m. de uitbating van een zaal, is de dienst patrimonium aangewezen om deze te onderzoeken waarna een gemotiveerd antwoord wordt gegeven aan de betrokken partijen.

Artikel 26: Het vast bureau wordt belast met de uitvoering van dit reglement.

Artikel 27: Dit reglement is van toepassing op aanvragen vanaf 01.01.2024.

Artikel 28: Het reglement zal door de burgemeester worden bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.