Zaalverhuur – voorwaarden en tarieven

Algemene bepalingen

Artikel 1

De infrastructuur waarop dit reglement van toepassing is, is eigendom van Stad Ieper, Ter Waarde 1, 8900 Ieper, wordt beheerd door Cultuurcentrum Het Perron (ACCI vzw) en kan gebruikt worden door derden.

Het betreft Het Perron en de Stadsschouwburg.

Artikel 2

Deze algemene bepalingen gelden voor volgende infrastructuur:

Het Perron

• Theaterzaal, artiestenfoyer en kleedkamers
• Polyvalente zaal en keuken
• Repetitieruimte
• Vergaderlokaal

Stadsschouwburg

Artikel 3

Voor elke zaal zijn er specifieke mogelijkheden en beperkingen naar gebruik en aanvraagperiode, die bepaald worden door het beheersorgaan van Cultuurcentrum Het Perron.

Deze kunnen bijgestuurd worden om de goede werking van Cultuurcentrum Het Perron en haar doelstellingen (cultuurspreiding, cultuurparticipatie en gemeenschapsvorming) maximaal te garanderen. Gebruikers worden daarvan tijdig verwittigd.

Mogelijkheden en beperkingen

Artikel 4

Onverminderd de bepalingen in het voorgaande artikel gelden volgende beperkingen:

4.1 Dansen als uitloop van een andere hoofdactiviteit kan enkel in de polyvalente zaal van Het Perron en met beperkt geluidsniveau. De tijd waarin gedanst wordt kan niet langer dan twee uur duren.

4.2 De polyvalente zaal kan enkel gehuurd worden voor activiteiten die het gebruik van de theaterzaal niet hinderen.

4.3 De tentoonstellingsruimte is niet te huur.

4.4 De repetitielokalen worden prioritair voorbehouden voor het opzetten van projecten of evenementen in samenwerkingsverbanden waarbij Cultuurcentrum Het Perron betrokken is.

4.5 Het sluitingsuur voor Het Perron is 01.00 uur 's nachts. Ten laatste één uur later moet de zaal gekuist en verlaten zijn. Het sluitingsuur voor vergaderingen is 23 uur.

4.5 Voor andere organisatoren dan Cultuurcentrum Het Perron en het Stadsbestuur worden lokalen van Cultuurcentrum Het Perron op zaterdagmorgen en op zondag enkel ter beschikking gesteld voor podiumactiviteiten (met het bijhorend cafetariagebruik) en voor activiteiten met een nationale/provinciale uitstraling.

4.6 Periodes voor op- en afbouw en/of blokkeringen kunnen enkel voor de theaterzaal van Het Perron en de Stadsschouwburg en worden slechts onder voorbehoud toegestaan. De voorlopige toelating kan door Cultuurcentrum Het Perron gewijzigd worden indien deze een podiumactiviteit van een andere organisator zou belemmeren.

4.7 Cultuurcentrum Het Perron kan zalen blokkeren indien dit noodzakelijk is voor een goede werking of indien de noodzakelijke personele ondersteuning niet kan verzekerd worden. Een zaal kan pas verhuurd worden indien er voldoende noodzakelijke personele ondersteuning verzekerd kan worden door Cultuurcentrum Het Perron.

Gebruik van de infrastructuur

Artikel 5

Van elke gebruiker wordt verwacht dat hij/zij de infrastructuur als een goede huisvader gebruikt.

Artikel 6

De gebruiker moet zich houden aan de voorschriften inzake openbare veiligheid, openbare orde, brandveiligheid en alle andere regelgeving die van toepassing zijn in openbare gebouwen.

De gebruiker zal bovendien alle vigerende wetten, decretale en reglementaire voorschriften respecteren en naleven.

Artikel 7

De gebruiker moet zelf instaan voor het lossen en laden van materiaal en het klaarzetten van de zaal.

Artikel 8

Bij gebruik van de Stadsschouwburg, de theaterzaal en de polyvalente zaal van Het Perron moet de gebruiker zelf instaan voor onthaal en toezicht in de inkomhal, artiestenfoyer en kleedkamer en dit gedurende de volledige periode van de activiteit in de bovenvermelde zalen.

Artikel 9

Stad Ieper heeft voor deze stadsinfrastructuur een verzekering tegen brand met afstand van verhaal en een verzekering voor haar burgerlijke aansprakelijkheid.

De gebruiker zal zelf instaan voor eventuele andere verzekeringen, rekening houdende met zijn aansprakelijkheden en risico's.

Gebruikers en activiteiten

Artikel 10

Het gebruik van bovenvermelde infrastructuur is mogelijk voor elke persoon, vereniging, openbare dienst of bedrijf voor elke activiteit met een publiek karakter.

Categorieën gebruikers

Categorie A
Stadsbestuur Ieper, OCMW Ieper en hun (verzelfstandigde) entiteiten, Ieperse stedelijke adviesraden en organisatoren van activiteiten met provinciale of nationale uitstraling die de toelating van het Stadsbestuur Ieper krijgen.

Categorie B
Ieperse erkende verenigingen, Ieperse openbare diensten, Ieperse onderwijsinstellingen en Ieperse politieke partijen.

Categorie C
Ieperse niet-erkende verenigingen, niet-Ieperse verenigingen en niet-Ieperse openbare diensten.

Categorie D
Natuurlijke personen en bedrijven.

Erkende verenigingen zijn lid van een Ieperse stedelijke adviesraad of rechtstreeks erkend door het College van Burgemeester en Schepenen of Vast Bureau.

Categorieën activiteiten

Onder een activiteit met een publiek karakter wordt begrepen: een activiteit, opengesteld voor een breed publiek of voor alle leden van een vereniging, openbare dienst of bedrijf.

Categorie 1
Podiumactiviteit, educatieve activiteit en vergadering.

Categorie 2
Repetities, op- en afbouw (niet voor vergaderlokalen).

Categorie 3
Blokkering van de zaal in functie van techniek of organisatorische elementen.

Categorie 4
Ontmoetingsactiviteiten.

Categorie 5
Begrafenis (enkel aan te vragen door gezinnen of begrafenisondernemers).

Soorten activiteiten

Podiumactiviteiten: theater- en dansvoorstellingen, muziekconcerten, muziektheater, literaire avonden, amusementsvoorstellingen, circusvoorstellingen, film, …

Educatieve activiteiten: alle activiteiten die als doel hebben kennis of vaardigheden aan te leren zoals cursussen, voordrachten, academische zittingen, …

Ontmoetingsactiviteiten: recepties, feesten, maaltijden, …

Blokkering: bij activiteiten gespreid over meerdere dagen kan Het Perron een zaal blokkeren omdat een zaal tussen de activiteiten niet gebruikt kan worden voor andere activiteiten.

Blokkeren kan indien dit noodzakelijk is voor een goede werking of indien dit technisch noodzakelijk is. Het blokkeren van zalen kan enkel door Het Perron worden vastgelegd en kan niet door de huurder worden aangevraagd.

Aanvraagperiodes

Artikel 11

De aanvraagperiodes variëren naargelang de zaal, de aanvrager en de activiteit. Hierbij wordt voorrang gegeven aan de eigen activiteiten van Cultuurcentrum Het Perron en Stadsbestuur Ieper.

De aanvraagperiodes worden onderverdeeld in:

1. Onbeperkt: er is geen beperking op de aanvraagperiode.
2. 1 maart: vanaf 1 maart onmiddellijk voorafgaand aan het theaterseizoen waarin de aangevraagde activiteit gepland is.
3. 1 juni: vanaf 1 juni onmiddellijk voorafgaand aan het theaterseizoen waarin de aangevraagde activiteit gepland is.
4. Niet: niet toegestaan.

Een theaterseizoen loopt van 1 september tot en met 31 augustus.

Voor activiteiten die in relatie staan met activiteiten categorie 1 als hoofdactiviteit geldt dezelfde aanvraagperiode als voor de hoofdactiviteit.

Aanvraag en goedkeuring

Artikel 12

De aanvrager moet steeds de organisator zijn en de aangevraagde activiteit moet overeenkomen met de effectief georganiseerde activiteit.

Artikel 13

De aanvraag voor het gebruik van bovenvermelde infrastructuur wordt gericht aan Cultuurcentrum Het Perron, die elke aanvraag behandelt binnen een redelijke termijn en in elk geval een antwoord bezorgt aan de aanvrager.

Artikel 14

Een aanvraag is maar geldig indien ze gesteld wordt binnen de vooraf bepaalde aanvraagperiodes, binnen de voorwaarden van dit reglement en voldoet aan de specifieke mogelijkheden en beperkingen van de aangevraagde zaal.

Artikel 15

De geldige aanvraag die eerst werd ingediend krijgt voorrang op eventuele latere geldige aanvragen.

Artikel 16

De huurder kan een optie aanvragen voor één of meerdere verschillende data voor zover dit niet de algemene werking verstoort.

Indien de gebruiker de gevraagde optie na 3 weken niet heeft bevestigd, dan wordt deze optie eenzijdig geannuleerd door Cultuurcentrum Het Perron.

Artikel 17

Een aanvraag is enkel goedgekeurd wanneer de huurder de ontvangen overeenkomst binnen 1 week getekend terug bezorgt aan Cultuurcentrum Het Perron.

Artikel 18

De huurder moet uiterlijk 21 dagen voor de activiteit op eigen initiatief het volledige draaiboek en een lijst van de nodige materialen bezorgen aan Cultuurcentrum Het Perron om de organisatie van de activiteit tot een goed einde te brengen.

Bij gebrek hieraan draagt Cultuurcentrum Het Perron geen enkele verantwoordelijkheid voor mogelijke nefaste gevolgen.

Annulering en overmacht

Artikel 19

Indien een activiteit door de aanvrager op eigen initiatief wordt afgelast moet deze Cultuurcentrum Het Perron onmiddellijk en minstens twee weken op voorhand telefonisch en schriftelijk of per mail op de hoogte stellen, anders wordt de voorziene huurprijs toch aangerekend.

Bij overmacht (staking, ziekte van artiest/spreker, …) wordt niets aangerekend.

Bij afgelasting van een activiteit op eigen initiatief in een vergaderzaal of repetitieruimte moet de aanvrager Cultuurcentrum Het Perron telefonisch en schriftelijk of per mail minstens 1 dag voorafgaand aan de activiteit op de hoogte stellen.

Artikel 20

In geval van overmacht (natuurrampen, brand, staking, enz.) of wegens wettige redenen (verkiezingen, opeising door hogere overheden) vervalt de huurovereenkomst zonder enige aanspraak op schadevergoeding.

Huurprijzen

Artikel 21

In de huurprijs van de Stadsschouwburg, de theaterzaal en polyvalente zaal van Het Perron is de theatertechnische ondersteuning door maximaal 2 theatertechniekers inbegrepen.

Naast de huurprijs worden er servicekosten en een vergoeding voor bijkomend personeel aangerekend per uur vanaf het aangevraagde aanvangsuur tot het uur waarop de zaal afgebouwd en opgekuist is.

Theaterzaal

Basishuurprijs: € 150

Polyvalente zaal – vrijdag en weekend

Basishuurprijs: € 62,50

Polyvalente zaal – maandag, dinsdag, woensdag en donderdag

Basishuurprijs: € 62,50

Repetitielokaal

Basishuurprijs: € 15

Vergaderzaal

Basishuurprijs: € 5

Stadsschouwburg

Basishuurprijs: € 40

Theaterzaal – uurtarief

Polyvalente zaal en Stadsschouwburg – uurtarief

Betaling en reducties

Artikel 22

De betaling gebeurt ten laatste 30 dagen na ontvangst van de factuur.

In geval van aangetekende betalingsherinneringen wordt een administratieve kost van € 10,00 aangerekend.

Artikel 23 — Reducties

Activiteiten voor een goed doel

Het college van burgemeester en schepenen kan afwijken van het tarief voor een activiteit ten voordele van een goed doel, indien de actie kadert in een algemeen aanvaard nationaal initiatief en/of evenwaardig gedragen door minstens drie lokale verenigingen, openbare diensten of bedrijven.

Servicekosten en bijkomend personeel worden steeds aangerekend.

Eigen creaties van podiumactiviteiten van Ieperse verenigingen

Gebruikers onder categorie B krijgen 50% reductie op de huurprijs van de Stadsschouwburg voor het opzetten van eigen creaties en op de huurprijs van de noodzakelijke repetities en blokkeringen.

Vergaderzalen voor Ieperse erkende verenigingen

Het gebruik van vergaderzalen door Ieperse erkende verenigingen is gratis.

Drankafname

Artikel 24

Er geldt een verplichte afname van de dranken aangeboden door ACCI vzw.

De geldende tarieven en voorwaarden worden bij aanvraag van de infrastructuur meegegeven.

Opruimen en schoonmaak

Artikel 25

De infrastructuur wordt geacht op orde te staan voor gebruik. Eventuele opmerkingen moeten voor de ingebruikname gemeld worden.

De gebruiker moet de infrastructuur na gebruik in de oorspronkelijke staat achterlaten. De keuken, het artiestenfoyer en alle inhoud worden door de gebruiker onmiddellijk na gebruik grondig gereinigd.

De andere zalen worden kuisklaar gemaakt. De tafels en stoelen moeten afgekuist en gestapeld worden volgens de richtlijnen van Cultuurcentrum Het Perron.

De vloer moet kuisklaar zijn voor stofzuiger of kuismachine en dus vrij van scherven, papier en ander afval.

De dranken en leeggoed moeten opgeborgen zijn volgens de bepalingen van Cultuurcentrum Het Perron.

Afval kan in geen geval in het gebouw achtergelaten worden en moet door de gebruiker meegenomen worden op de dag van de activiteit.

Vergaderlokalen worden steeds in hun basisopstelling teruggeplaatst.

Facturatie, schade en sancties

Artikel 26

Alle vergoedingen verbonden met het gebruik van de infrastructuur worden gefactureerd aan de aanvragende persoon of organisatie.

Artikel 27

Voor alle schade, verlies of ontvreemding ten nadele van het stadsbestuur wordt de gebruiker die op het ogenblik van de schade, verlies of ontvreemding de betreffende lokalen gebruikt(e) aansprakelijk gesteld.

Artikel 28 — Sancties

Bij overtredingen van het reglement wordt een boete aangerekend van € 100.

Indien de infrastructuur niet in behoorlijke staat achtergelaten wordt, worden alle kosten voor de schoonmaak verhaald op de gebruiker met een minimum van € 100.

Bij overtreding van het sluitingsuur wordt een extra activiteit/dag aangerekend.

In geval van wanbetaling wordt een volgend gebruik door dezelfde aanvrager/gebruiker voor een periode van twee jaar geweigerd.

Indien de aanvrager en de aangevraagde activiteit niet overeenstemt met de feitelijke organisator en de effectief georganiseerde activiteit, worden de betrokken aanvrager en organisator gedurende twee jaar uitgesloten van gebruik van de stadsinfrastructuur.

Geschillen en afwijkingen

Artikel 29

Indien er geschillen rijzen in verband met de uitbating van een zaal, is het bestuur van Cultuurcentrum Het Perron aangewezen om deze te onderzoeken waarna een gemotiveerd antwoord wordt gegeven aan de betrokken partijen.

Artikel 30

Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van dit reglement.

Ook wordt aan het college de bevoegdheid gegeven om in uitzonderlijke omstandigheden het gebruik van zalen en lokalen toe te staan aan voorwaarden die afwijken van deze vastgesteld door dit reglement.

Deze beslissingen moeten altijd gemotiveerd worden.